Guide de traitement documentaire

Le Guide de traitement documentaire est une plateforme de diffusion des pratiques de catalogage à privilégier pour différents types de documents. Elle rassemble les recommandations faites au Groupe de travail sur le traitement des ressources documentaires (GTTRD) par ses sous-groupes. Répondant à un réel besoin d’échange des connaissances et des expertises parmi les bibliothèques universitaires québécoises (BUQ), elle constitue le principal outil dont dispose le GTTRD pour assurer la qualité et la cohérence des données dans les notices bibliographiques partagées par les BUQ au sein de WorldCat. Elle permet également de remplir certains points de son mandat, notamment :

• Proposer des orientations de traitement documentaire conformes aux principes internationaux de catalogage, aux modèles conceptuels, et à RDA;
• Favoriser le développement d’un esprit partenarial basé sur la collaboration et le partage de bonnes pratiques;
• Élaborer des politiques communes au bénéfice des participants en tenant compte des besoins documentaires locaux.

Public cible

Le Guide s’adresse à tout le personnel des unités de traitement documentaire des BUQ francophones et requiert à priori une bonne connaissance des normes internationales RDA et du format MARC 21. Bien qu’il aborde des questions sur des points précis d’interprétation rencontrés par les catalogueurs, il ne peut se substituer à une formation de catalogage.

L’application des pratiques à privilégier est laissée à la discrétion de chacun, et dépend aussi bien du temps alloué au traitement documentaire dans chaque établissement, que du jugement du catalogueur ou de directives locales.

Portée du Guide

La majorité des recommandations portent sur le catalogage descriptif des ressources documentaires. Elles sont organisées par zones MARC lorsqu’elles touchent l’ensemble des ressources et formats. On y trouve également des recommandations et grilles de traitement pour différents types de documents. Les directives présentées dans ces recommandations et grilles ne s’appliquent alors qu’au type de ressources ou format qu’elles visent (ex. : livre numérique, document audiovisuel, jeu, etc.), et ne seront pas systématiquement reportées ailleurs dans le Guide.

Les zones d’accès sujets (6XX) pourraient être abordées dans un souci d'harmonisation des pratiques consortiales concernant l'indexation.

Ce guide est aussi utilisé pour diffuser les ressources et recommandations produites par le groupe GTTRD-Autorités. Cependant, tout ce qui entoure la construction des points d'accès autorisés doit être conforme aux directives du Programme francophone des autorités de noms (PFAN).

Principes de catalogage collaboratif dans WorldCat

La création ou la modification d’une notice bibliographique est soumise aux directives établies par OCLC. L’organisation des métadonnées vise une seule notice bibliographique par langue de catalogage, pour une même manifestation.

Voilà pourquoi les catalogueurs doivent se conformer en tout temps aux principes fondamentaux  qui encadrent le travail collaboratif dans la base bibliographique WorldCat. Ces principes généraux – « Ne pas nuire » et « Dans le doute, Ne changez rien » – impliquent les comportements suivants :

• Ne JAMAIS supprimer des informations exactes dans une notice;
• Ne JAMAIS changer le format d'une notice bibliographique;
• ÉVITEZ d'inclure des données locales dans une notice bibliographique;
• Ne JAMAIS ajouter des éléments descriptifs dans votre langue de catalogage à une notice cataloguée dans une autre langue (par exemple, ne pas ajouter d'éléments descriptifs en français à une notice cataloguée en anglais);
• Ne JAMAIS remplacer une notice uniquement pour modifier un élément qui relève du jugement du catalogueur.

Ajoutons que la base de données WorldCat est caractérisée par un environnement dynamique. La notice n’appartient pas à l'établissement créateur du catalogage original et peut être enrichie en tout temps de façon manuelle par un autre établissement qui s’y rattache, ou de façon automatique par le système. Elle peut aussi être fusionnée, manuellement ou automatiquement, à une autre notice.

Outre la notice bibliographique, il existe deux autres blocs de métadonnées : les notices de fonds locaux (NFL) et les données bibliographiques locales (DBL). La NFL contient des informations détaillées sur l’exemplaire détenu. La DBL permet à un catalogueur d’ajouter des données de nature locale à une notice, qui seront visibles uniquement par les usagers de son établissement dans l’outil de recherche Sofia.

Mécanisme d’ajout des recommandations

Les membres des communautés de pratique examinent les questions soulevées par les catalogueurs des différents établissements ou par le GTTRD. Que ce soit en réponse à une question précise de traitement documentaire ou pour clarifier une instruction de RDA, les recommandations, tout comme les grilles de traitement spécifiques à certains types de documents, sont approuvées par le GTTRD avant d’être déposées sur la plateforme par le comité éditorial. Elles sont illustrées par des exemples réels ou factices selon les besoins. Une page dédiée aux mises à jour permet d'informer l'ensemble des catalogueurs de l’addition de nouveaux contenus.

Mandat du GTTRD

Le mandat du Groupe de travail sur le traitement des ressources documentaires est d’opérationnaliser la vision consortiale et les orientations stratégiques du Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec en matière de traitement documentaire, en accord avec les Principes directeurs pour le traitement des notices bibliographiques établis par le Groupe de travail Description et métadonnées et en tenant compte des règles propres au modèle collaboratif d’OCLC.

Plus précisément, il doit :  

• Proposer des orientations de traitement conformes aux Principes internationaux de catalogage, aux modèles conceptuels, et à RDA; 
• Favoriser le développement d’un esprit partenarial basé sur la collaboration et le partage de bonnes pratiques; 
• Orienter les réflexions partenariales afin de développer une vision commune et à long terme du traitement documentaire; 
• Élaborer des politiques communes au bénéfice des participants en tenant compte des besoins documentaires locaux; 
• Favoriser l’émergence de communautés de pratiques répondant à des besoins particuliers en matière de traitement de ressources documentaires et permettant de soutenir l’harmonisation des politiques et le travail collaboratif;  
• Évaluer les besoins en formation des membres du Partenariat des BUQ relativement au traitement documentaire, et proposer les moyens de répondre à ces besoins; 
• Assurer une veille active en matière de traitement documentaire et de données liées appliquées au traitement;  
• Promouvoir les intérêts et les besoins de la communauté francophone auprès du fournisseur. 

Mandat du GTTRD-Autorités

Le mandat du Groupe de travail sur les autorités est d'assurer une coordination entre les bibliothèques des universités et le Comité des normes du programme francophone des autorités de noms (PFAN), et soutenir le personnel des bibliothèques universitaires dans la gestion collaborative du fichier d’autorité francophone de noms.

Plus précisément, il doit :

• Assurer un soutien aux représentants des bibliothèques universitaires au Comité des normes du PFAN;
• Fournir un avis expert au nom des bibliothèques universitaires sur les directives et procédures proposées par le Comité des normes du PFAN;
• Soutenir le personnel de traitement des bibliothèques universitaires quant à l’application des normes et procédures;
• Former le personnel de son institution à l’établissement et la gestion des métadonnées descriptives des autorités;
• Réviser les contributions des catalogueurs de son institution et assurer la qualité des contributions au fichier d’autorité.

Groupe de travail sur le traitement des ressources documentaires

Groupe de travail sur les autorités

Sous-groupe Catalogage généraliste

Sous-groupe Musique

Sous-groupe de veille sur l'IA et le traitement documentaire

Sous-groupe Développement

Autres personnes-ressources