Afin d’identifier un supplément sans numérotation dans le modèle de prévision, il est suggéré d’utiliser le libellé « numéro » et d’indiquer le titre du document dans le premier niveau d’énumération.
Pour le traitement à l’interne, le groupe suggère, en un second temps, de créer une 854 supplémentaire dans les NFL afin de traiter le document convenablement et de supprimer l’énumération.
Pour ce faire, il est possible d’utiliser, par exemple, l'astérisque.
Il est à noter que l’utilisation de l’astérisque (*), telle que suggérée, est une déviation de l’utilisation première soit d’indiquer un libellé adéquatement :
« S’il n’y a pas de libellé sur le document pour certains niveaux, on peut alors inventer un niveau et l’ajouter entre crochets ([]). Alternativement un astérisque ‡ * „ peut être employé à la place des données pour garantir une corrélation adéquate. Lorsqu’on ne désire pas afficher le libellé de chronologie, on l’inclut entre parenthèses. » (F853-855.pdf [marc21.ca])
Le groupe s’est penché sur l’utilisation des 867/877, car ceux-ci semblent plus appropriés pour du texte. Cependant, après vérifications, ces champs seraient plutôt pour un ensemble de périodiques, et non pour un périodique individuel :
« Les zones 866-868 contiennent une description textuelle qui peut inclure les libellés ainsi que l’énumération et la chronologie du fonds d’un document bibliographique qui se rapporte aux collections de l’organisme responsable. Ces zones ne sont habituellement pas utilisées pour les fonds de documents simples. Elles pourraient être utilisées en remplacement des zones 853-855 Libellé et modèle et 863-865 Énumération et chronologie dans les cas de documents multiples et de publications en série lorsque ces zones ne peuvent être utilisées adéquatement pour décrire les fonds. Les zones 866-868 peuvent également être utilisées en complément d’une zone Énumération et chronologie et de toutes autres zones Libellé et modèle associées afin d’enregistrer et de produire un affichage auxiliaire pour la totalité ou une partie des zones qui concernent l’énumération et la chronologie ainsi que le libellé et le modèle. (Microsoft Word — F054-866-868-06.doc [marc21.ca]) »
Dans le contexte de travail avec le système de WMS, le groupe suggère d’utiliser l’astérisque (*), car si une zone 864 est présente dans la NFL contenant plusieurs 867, OCLC indiquera une erreur lorsqu’on visualisera la NFL en format MARC. De plus, les champs 854 et 864 seront automatiquement ajoutés à chaque réception de supplément.
Voici la procédure pour effectuer des modifications à partir du formulaire et non du MARC.
Ajout d'un astérisque dans l'énumération
1. Accéder au fascicule à partir de l'Exemplaire
2. Ajouter l'information sur l'énumération étant donné la présence du tiret dans le libellé
3. Enregistrer
Lorsqu’un supplément à une énumération, il est suggéré d’utiliser l’énumération indiquée sur le document. Il est optionnel d’indiquer le titre du document.
Pour faire le traitement à l’interne des suppléments avec une énumération, le groupe suggère d’indiquer un libellé ou une note pour identifier clairement les suppléments ou les hors-séries ($ o en 864 ou en 876). Cela aidera l’utilisateur dans Sofia à ne pas confondre un document de base et un supplément. Cependant, les personnes responsables des NFL doivent être vigilantes dans leur utilisation du tiret, car cela peut provoquer un dédoublement de libellé.
Voici des exemples de dédoublement :
Et l'affichage du numéro dans Sofia :
En présence d'un libellé Hors-Série ET d'un titre important, le groupe suggère:
Voici l'affichage du numéro hors-série dans Sofia :
Il est possible d’utiliser l’astérisque (*) et d’inscrire l’énumération particulière d’un supplément.
Dans l'exemple suivant, les suppléments sont irréguliers et comportent plusieurs collections de hors-séries (par exemple voir la notice 473053425).
Il est possible de modifier un fascicule après sa réception sans utiliser le MARC.
Voici la procédure pour effectuer des modifications à partir du formulaire.
Ajout d'une note publique
1. Accéder au fascicule à partir de l'Exemplaire
2. Ajouter l'information dans la note publique s'il y a la présence d'un tiret dans le libellé
3. Enregistrer