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[EN CONSTRUCTION] Accès à la documentation (GTAD)

Guide du groupe de travail "Accès à la documentation" (GTAD) du Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec (PBUQ).

Guide des bonnes pratiques du prêt réseau

Gestion de la liste des réservations à récupérer


Canal de communication à privilégier
La communication avec un usager devrait être faite avec son institution d’attache seulement.
Si nécessaire, l’institution d’attache peut communiquer avec l’institution propriétaire d’un document, ou vice-versa, pour des demandes spéciales ou pour échanger sur un cas particulier. Dans ces cas, il est recommandé d’utiliser les adresses courriel fournies dans le document suivant : GTAD-Courriels des BUQ-circulation.docx


Fonctionnement de la couche institutionnelle

OCLC ayant fait un développement afin que les demandes de réservations d’un usager soient d’abord acheminées aux bibliothèques de son institution avant d’aller aux BUQ, voici un document expliquant la marche à suivre lorsque vous traitez ces demandes (acceptées ou refusées) : Gestion du rapport de réservations à récupérer en contexte prêt réseau PBUQ.docx


Méthodes de cueillette

Un des enjeux identifiés dans la planification du prêt réseau est la présence simultanée d’une réservation sur les listes des réservations à récupérer de toutes les BUQ possédant un exemplaire disponible de ce titre. Il y a en effet un enjeu d’efficience avec cette méthode si plusieurs employés dans différentes BUQ partent aux rayons chercher le même document. Le GTAD a choisi de prioriser et de documenter les méthodes de cueillettes permettant une mise à jour en temps réel dans les rayonnages de l’information reliée aux réservations (Digby et WMS avec portable). Le tri et la priorisation des réservations afin de les répartir par BUQ ne sont pas considérés pour le moment,
Une période de rodage étant souhaitée avant de mettre en place ces processus plus complexes.
Plusieurs méthodes sont actuellement en place ou à l’étude dans les BUQ pour procéder à la collecte des documents demandés en réservation. Voici leurs avantages et leurs inconvénients:

  1. Digby (l’accès à l’outil est activé par OCLC, sur demande)

Avantages :

  • Offre en temps réel à l’employé la liste des réservations à récupérer et toutes les informations relatives aux réservations (notes de l’usager, etc.).
  •  Permet de trier les demandes selon différents critères (emplacements, cotes, etc.).
  • Retire le document des listes de réservations des autres BUQ dès que la réservation est activée.

Désavantages :

  • Nécessite possiblement l’achat d’équipement additionnel (appareil mobile, lecteur Bluetooth, etc.).
  • Ne permet pas d’imprimer l’avis de transit ou de disponibilité de réservation. Le retour sur les documents doit être fait à nouveau au comptoir.
  • Demande une couverture du Wi-Fi partout dans le rayonnage.
  • Notez bien que, pour les bibliothèques ayant de longues cueillettes à effectuer quotidiennement, il peut être pertinent de reporter l’envoi des avis de disponibilité d’une réservation, pour éviter qu’un usager se présente au comptoir avant la fin de la cueillette.
  • Encore peu répandu dans les BUQ.
  1. Impression de la liste des réservations à récupérer

Avantages :

  • Pas besoin d’équipement spécifique, sauf accès à WMS-Circulation et accès à une imprimante.
  • Offre plus d’informations sur les réservations que ce qu’offre Digby (nom de l’usager, succursale d’appartenance, catégorie d’usager, etc.).
  • Pourrait être une solution alternative pour du personnel remplaçant (qui ne connaît pas Digby) ou en cas de panne de l’application.
  • Permet d’exporter la liste sous format Excel et trier selon les critères choisis par la bibliothèque.

Désavantages :

  • Demande une manipulation supplémentaire : extraction de la liste, tri, impression.
  • Ne permet pas de retirer le document des listes de réservations des autres BUQ en temps réel.
  1. Ordinateur portable aux rayons avec WMS Circulation

Cette méthode implique de placer un ordinateur portable sur un chariot avec un lecteur de code-barres et de circuler dans les rayons.
Avantages :

  • Offre en temps réel à l’employé la liste des réservations à récupérer et toutes les informations relatives aux réservations (notes de l’usager, etc.).
  • Permet de trier les demandes selon différents critères (emplacements, cotes, etc.).
  • Retire le document des listes de réservations des autres BUQ dès que la réservation est activée.
  • Permet l’impression des reçus de transit et de réservation à partir d’une imprimante via le réseau Wi-Fi au fur et à mesure que les retours sont faits.
  • La lecture des code-barres est plus rapide que via la caméra d’un appareil utilisant Digby.

Désavantages :

  • Un ordinateur portable avec lecteur et souris est plus encombrant qu’une tablette ou une liste papier.
  • Il faut naviguer entre les onglets « Réservations à récupérer » et « Retour » sur son navigateur pour identifier et activer les réservations. La liste des réservations à récupérer doit être actualisée après chaque réservation comblée.
  • Implique potentiellement l’achat d’équipement additionnel : portable dédié à la circulation, chariot adapté à ce besoin, lecteurs de code-barres supplémentaires, etc.
  • Demande une couverture du Wi-Fi partout dans le rayonnage.
  • Notez bien que, pour les bibliothèques ayant de longues cueillettes à effectuer quotidiennement, il peut être pertinent de reporter l’envoi des avis de disponibilité d’une réservation, pour éviter qu’un usager se présente au comptoir avant la fin de la cueillette.

Notez que, pour diverses raisons locales, une BUQ pourrait préférer utiliser la méthode papier ou jumeler Digby ou un ordinateur avec une méthode papier afin de retirer rapidement les documents des listes de réservations des autres.


Gestion des délais d’attente pour combler des réservations

Chaque institution pourrait décider d’utiliser des rapports de WMS Analytique, notamment celui des réservations ouvertes (open hold report), mais aussi d’autres rapports maison pour vérifier s’ils souhaitent combler des réservations de manière différente. Procéder à des évaluations pour valider s’il est avantageux d’annuler certaines réservations et de lancer des demandes de PEB ou d’acheter de nouveaux volumes n’est pas obligatoire, mais peut être une pratique intéressante.

Il est aussi à noter que, selon les niveaux de services offerts par chacune des BUQ, le bouton de niveau 4 peut être promu par le Best access si tous les exemplaires du réseau ne sont pas disponibles pour le prêt. Cela permet de rediriger la plupart des cas d’usager qui font face à de
longues files d’attente pour les BUQ qui sont sensibles à cette question

De plus, pour faire le suivi des réservations en attente, il est suggéré d’utiliser le Rapport “Endroits de collecte”, tel qu’expliqué dans la fiche d’information.


Cas spéciaux

Documents en plusieurs parties

Les demandes de prêt réseau ne pouvant être faites qu’au titre, l’usager doit indiquer dans le champ « Notes » de sa demande l’exemplaire (ou les exemplaires) souhaité(s). Cette situation peut entraîner divers enjeux, dont les solutions de contournement sont abordées dans le
document disponible à cette adresse : Gestion des réservations de documents en multiparties en contexte de prêt réseau_v2.docx

Demandes de numérisation ajoutées dans le champ « Notes » d’une demande de prêt réseau

Afin de respecter le droit d’auteur et d’assurer un service uniforme et efficient entre les BUQ, il a été décidé que, si une institution reçoit une demande de numérisation via le prêt réseau, il est recommandé de suivre la procédure suivante :

  • Faire le retour sur le document pour accepter la réservation. Le document est alors en transit. La réservation disparaît ainsi des listes des autres BUQ.
  • La bibliothèque qui a fait le retour sur le document prend alors en charge la demande.

Elle doit :

  • Envoyer le courriel modèle ci-dessous à l’usager, l’invitant à faire une demande de numérisation via le PEB.
  • Supprimer la réservation dans le dossier de l’usager.
  • Refaire le retour sur le document une deuxième fois pour le rendre disponible.

Notez que le courriel à l’usager doit être transmis dans la langue de son institution, donc en anglais pour Concordia, McGill et Bishop’s

Courriel modèle - Numérisation refusée
En français En anglais

Destinataires : Courriel de l’usager

Objet : Bibliothèque - Demande de numérisation refusée

Bonjour (nom de l’étudiant, code-barres de l’usager), 

Votre demande de numérisation pour (titre) a été annulée, car toute demande de numérisation doit passer par le service de prêt entre bibliothèques (PEB) de votre institution.

Pour faire une demande de PEB à partir de l’outil de recherche Sofia, vous devez cliquer sur le bouton « Obtenir via Prêt entre bibliothèques » qui se trouve soit en haut à droite de l’écran, soit en cliquant sur « Autres bibliothèques à travers le monde » plus bas dans la page.

[Facultatif ] Le lien Sofia pour recréer une demande est : (URL du document sur l’instance Sofia de l’usager) [/Facultatif ]

Pour toutes questions, veuillez communiquer avec votre institution.

Merci de votre collaboration.

Recipient: user’s email, their institution’s circulation services email

Subject: Library – Scan request cancellation

Hello (name of user, user barcode)

Your request for a scan from this item (title) was canceled because all scanning requests from material not owned by your institution’s library must be made through your institution’s interlibrary loans service (ILL).

To make an ILL request in the Sofia Discovery tool, click on the button “Request via Interlibrary Loan” situated on the top right side of the screen or by clicking on “Autres bibliothèques à travers le monde” or “Other Libraries Worldwide” lower down on the screen.

[Optional] Link in Sofia to re-request: (URL for the document from the user’s instance of Sofia) [Optional]

If you have questions, please contact your institution .

Thank you for your cooperation,


Demandes avec une note de l’usager

Les notes ajoutées par l’usager au moment d’une réservation ne peuvent s’afficher sur les reçus de transit et de réservation. Au retour des documents, les notes ne seront donc pas vues par le personnel des bibliothèques avant l’activation de la réservation.
La seule solution possible pour s’assurer de voir ces notes serait d’en vérifier systématiquement la présence dans la demande de réservation qui s’active au moment du retour du document, via le dossier de l’usager.


Documents disponibles à des localisations limitées 

Pour diverses raisons, des institutions ont limité les points de cueillette disponibles pour certains documents. Par exemple, si votre institution permet la réservation des documents à la réserve pour des demandes de numérisation seulement, seul le point de cueillette «Numérisation » est disponible à vos usagers dans le formulaire de réservation de Sofia.

Une fois le prêt réseau (niveau 2) activé, si le document à cette SL est disponible, les usagers continueront à voir le bouton niveau 1 en best access, et il ne sera pas possible d’acheminer cette demande aux BUQ via le rapport des réservations à récupérer, puisque le point de cueillette « Numérisation » n’est pas disponible au niveau 2. Si l’usager veut réserver un exemplaire des BUQ pour un prêt de 30 jours, il devra chercher et trouver le bouton niveau 2 plus bas dans la page de la notice et faire la réservation.

Il s’agit d’un comportement normal du système, mais qui n’a peut-être pas été considéré lors du paramétrage de ces SL localement. Donc, si l’institution de l’usager reçoit une demande pour un prêt à long terme d’un document disponible uniquement à la réserve, elle pourra utiliser un courriel modèle expliquant la procédure à suivre pour trouver le bouton et faire la demande au niveau 2, à condition que ce dernier ait été paramétré dans la GRID.


Documents endommagés prêtés dans le réseau

Si une bibliothèque prêteuse décide de prêter un document endommagé par le prêt réseau, il est recommandé d'ajouter une note “employés” dans les “détails sur le document” dans WMS-Circulation décrivant le dommage (voir capture d'écran ci-dessous) avant d’envoyer le document. Si vous ajoutez un point d'exclamation (!) avant la note, celle-ci apparaîtra sous forme de message contextuel lors du retour du document dans WMS-Circulation.
Si une demande de prêt réseau est reçue endommagée par la bibliothèque emprunteuse, que ce soit après l’envoi postal initial ou après que l’usager emprunteur ait retourné le document, il est recommandé de suivre la procédure suivante :

  • S’il est clair que le bris vient de l’usager (par exemple, le livre est encore mouillé de café) :
    • La BUQ de l’usager contactera la bibliothèque propriétaire pour l’alerter du dommage, et ensuite retournera le document.
    • La BUQ de l’usager avertira l’usager qu’il pourrait être facturé.
    • Si la bibliothèque propriétaire veut facturer, créer une facture dans le compte de l’usager pour les coûts de remplacement et les coûts administratifs, et informer la bibliothèque de l’usager pour que ce dernier puisse alerter l’usager
  • Si l’origine du bris n’est pas claire (par exemple, des pages du livre sont devenues détachées, la couverture est déchirée, etc.) et si les dommages permettent encore la lecture (on peut vérifier les notes « employés » pour le document pour voir si la bibliothèque propriétaire a signalé les dommages) prêter à l’usager, ou simplement retourner le document à la bibliothèque propriétaire sans le contacter.

Facturation

Procédure de facturation d’un document très en retard ou perdu

Voire la procédure suivante : Facturation d’un document très en retard ou perdu - procédure
Il est recommandé d’entamer le processus de facturation entre le 40e et le 47e jour de retard en spécifiant déjà à l’usager que la facture est ajoutée à son dossier et de ne plus envoyer de facture manuellement (ex. courriel individuel) à l’usager.

Documents non rendus par les usagers

Il est recommandé que les BUQ aillent avec la gestion du risque pour les documents non rendus par les usagers malgré la facturation des montants dans leur dossier. Certaines BUQ ont déjà des leviers supplémentaires pour diminuer le risque de pertes (par exemple : blocage à la diplomation ou à l’inscription). Le GTAD ne souhaite pas mettre en oeuvre de mesures supplémentaires.

Demandes de remboursement ou d’amnistie par un usager

Pour une demande de remboursement ou d’amnistie, un usager aura seulement à s’adresser à sa BUQ, puisque ses demandes sont liées aux réalités personnelles des étudiants, et aux politiques institutionnelles internes. La BUQ de l’usager permettra ou non le remboursement ou l’amnistie.

Pour les amnisties, la BUQ de l’usager communiquera avec la BUQ propriétaire d’un document pour les informer seulement lorsque l’amnistie concerne les frais liés au coût du document (et non pas pour les frais de retard ou les frais administratifs).

Pour les remboursements dans WMS-Circulation, la BUQ de l’usager (celle qui autorise le remboursement) effectuera le remboursement et ajoutera une note dans la section Factures payées du compte de l’usager dans WMS.
À noter que la BUQ de l’usager ne pourra pas sélectionner un paiement d’un frais qu’elle n’a pas elle-même créée.

Aussi, il faut noter que ni la transaction de remboursement, ni la note de remboursement n’apparaitra dans le « Rapport sur les paiements quotidiens ». En effectuant une transaction de remboursement, la BUQ de l’usager devra en tenir compte lorsqu’elle balancera sa caisse (argent comptant et terminaux de ponts de vente).
La BUQ de l’usager n’aura pas à communiquer les circonstances de l’amnistie ou du remboursement.


Envois postaux

Envois postaux - informations générales

L’expédition des documents dans le cadre du prêt réseau se fera de la même façon que l’expédition pour les documents du PEB, soit par envoi postal (programme Documents de bibliothèque) à l’aide du logiciel OEE 2.0 (Outil d’expédition en ligne) de Postes Canada ou par d'autres services de messagerie.
Le tableau disponible à l’adresse suivante énumère pour chaque institution les points de cueillettes et les adresses d’expédition des points de cueillette : Adresses d'expédition Prêt réseau.xlsx

  • Point de cueillette : endroit de collecte inscrit dans Sofia, que l’usager choisit au moment de sa réservation. C’est à cet endroit que l’usager viendra chercher son document pour l’emprunter.
  • Adresse d’expédition du point de cueillette : adresse postale où les documents dédiés à une bibliothèque doivent être expédiés. Cette adresse peut différer de l’adresse de la bibliothèque elle-même.

Dans la recommandation « Niveaux de services dans les processus de circulation des documents dans le cadre du partenariat PPS » de février 2020, on lit que : « 4.1. La BUQ prêteuse n’effectuera pas la livraison des documents dans la succursale de cueillette directement choisie par un usager, mais bien à une succursale « centrale » de la BUQ. La centrale de la BUQ devra par la suite assurer le transit vers la succursale que l’usager a choisi comme point de cueillette.»

Afin d’amoindrir les délais de livraison des documents lors des transits et pour une meilleure efficience, le GTAD suggère d’utiliser une seule adresse d’expédition par institution sauf dans le cas où une ou plusieurs succursales de cueillette sont situées dans une municipalité différente de celle de la succursale principale. Dans ce cas, l’institution peut avoir plus d’une adresse de livraison afin d’optimiser les délais d’expédition des documents aux usagers.


Documents perdus pendant le transport (en transit)

Dans le cas où un document se perdrait dans le transport entre deux institutions, le GTAD suggère de ne pas faire de réclamation entre BUQ.
Les BUQ propriétaires des documents perdus iraient en gestion de risque et seraient alors responsables de racheter ou non le document qui a été malheureusement perdu. Lorsqu’un document est en transit depuis plus de 30 jours et que la bibliothèque propriétaire du document et la bibliothèque à l’origine du transit ne trouvent pas l’ouvrage sur les rayons, il est recommandé de suivre la procédure suivante :

  • Signaler manquant l’exemplaire dans les “détails sur le document” dans WMS-Circulation.
  • Annuler les réservations s’il n’y a pas d’autres exemplaires et avertir l’usager par courriel.
  • Ajouter une note “Employés” (ex : Recherché en transit de BLSH 2024/04/04)

Dernière mise à jour : 25-02-2025

Gestion du rapport de réservation à récupérer en contexte de prêt réseau

Rappel sur le paramétrage actuel

Les usagers peuvent choisir uniquement les points de cueillettes de leur propre institution. Par exemple, un usager de Polytechnique ne peut pas choisir de récupérer une réservation à ETS. Les seuls points de cueillette qui s’affichent dans Sofia pour l’usager de Polytechnique, sont ceux de Polytechnique.

Si le point de cueillette est la bibliothèque propriétaire du document demandé = la demande de réservation n’apparaîtra que sur le rapport de réservations à récupérer de cette bibliothèque.

Si le point de cueillette n’est pas propriétaire du document demandé = toutes les bibliothèques propriétaires du document verront la demande de réservation sur leur rapport de réservations à récupérer : d’abord les autres bibliothèques de l’institution de l’usager puis les BUQ.

Vous recevez une demande de réservation dans votre rapport de réservations à récupérer :

  1. Si le document est sur les rayons: 
    Faire le retour sur le document récupéré :
    • Si le lieu de retour est le même que le lieu de cueillette, un reçu de document réservé s’affichera.I mprimer le reçu de document réservé, l’insérer dans le livre et déposez-le sur l’étagère des réservations. Lorsque le retour du document est effectué, son état devient «Réservé» et un avis de réservation disponible est envoyé par courriel à l’usager.
    • Si le lieu du retour n’est pas le même que le lieu de cueillette, un reçu de document en transit s’affichera et indiquera l’endroit où le document doit être envoyé. Imprimer le reçu, l’insérer dans le document puis l’acheminer à l’endroit indiqué, selon les modalités de livraison de votre institution.

  1. Si le document est sur les rayons: 

Un usager de l’UQTR réserve le document « Le canard bleu » détenu par deux bibliothèques de l’UQTR, par HEC et par ENAP.


Le point de cueillette est « Campus Trois-Rivières ». La demande n’apparaîtra que sur le rapport de réservations à récupérer du Campus Trois-Rivières et pas sur celui du Campus Drummondville :

Rapport Campus Trois-Rivières :


Les 3 options s’affichent :

  • Refuser
  • Acheminer à Groupe
  • Acheminer à Bibliothèque

Pour les institutions ayant plusieurs bibliothèques, sélectionner l’option « Acheminer à Bibliothèque » puis, pour faire disparaître la demande de ce rapport, cliquer sur « Refuser ». 

La demande apparaît maintenant seulement sur le rapport de la bibliothèque Campus de Drummondville, pas sur celui des HEC et de l’ENAP.

La bibliothèque du Campus de Drummondville ne trouve pas non plus son exemplaire.

Dans son rapport, seules deux options s’affichent :


  • Refuser
  • Acheminer à Groupe

Campus Drummondville sélectionne « Acheminer à Groupe » puis clique sur « Refuser » pour faire disparaître la demande de son rapport. 

La demande apparaît maintenant sur les rapports de HEC et ENAP. Seule l’action « Refuser » s’affiche pour ces deux institutions.

HEC

ENAP


La première des deux institutions qui fera le retour sur le document, répondra à la demande de réservation. Elle verra le reçu de document en transit s’afficher :



Imprimer le reçu de document en transit et, selon vos modalités locales de transport de documents demandés en prêt réseau, acheminer le document à l’institution demandeuse.

  1. Si aucune BUQ ne peut répondre à la demande

Dans votre rapport de réservations, lorsque vous cliquez sur l’action « Refuser », malgré que vous ayez « Acheminer », et que vous voyez ce message apparaître :


Le système vous dit qu’aucune autre bibliothèque ne répondra à la demande, qu’elle sera définitivement annulée et vous devez obligatoirement écrire à l’usager à l’aide du courriel modèle ci-dessous pour lui expliquer la raison du refus. Vous pouvez inviter l’usager à contacter son institution au besoin. Notez que le courriel à l’usager doit être transmis dans la langue de son institution, donc en anglais pour Concordia, McGill et Bishop’s.

Modèle du courriel - Réservation annulée
Français Anglais

Destinataire : Courriel de l’usager, Courriel de la bibliothèque de l’usager

Objet : Bibliothèque - Demande de réservation annulée

Bonjour (nom de l’étudiant, code-barres de l’usager),

Votre demande de réservation pour (titre) a été annulée, car elle n’a pas pu être comblée par les bibliothèques universitaires du Québec. Veuillez refaire une demande via votre formulaire de prêt entre bibliothèques local.

Pour toutes questions, veuillez communiquer avec votre institution.

Merci de votre collaboration.

Recipient: user’s email, their institution’s circulation services email

Subject: Library – Scan request cancellation

Hello (name of user, user barcode),

Your hold request for (title) has been canceled because it could not be filled by a Québec university library. Please re-request via your library’s interlibrary loans service.

If you have questions, please contact your institution.

Thank you for your cooperation,

 


Document manquant - signaler manquant 

Lorsqu’un document apparaît dans votre rapport de réservations à récupérer et que vous le signalez manquant, automatiquement, la demande est acheminée à une autre bibliothèque qui a le document disponible et la demande disparaît de votre rapport. 

Par contre, si vous étiez la seule bibliothèque à avoir le document, en utilisant cette méthode, aucun message ne vous signale que vous êtes la dernière bibliothèque à pouvoir répondre à l’usager. En contexte prêt réseau, cette option n’est pas recommandée. Il est plutôt recommandé d’utiliser les actions du rapport de réservations d’abord (Acheminer à Bibliothèque ou Acheminer à Groupe, Refuser) puis de signaler manquant dans un deuxième temps.

Dernière mise à jour : avril 2022

Gestion des réservations de documents en multiparties

Facturation

Facturation d’un document très en retard ou perdu


Document très en retard

Voici la chaîne d’avis et de frais en lien avec la politique pour document très en retard :

  1. 40 jours après la date d’échéance, un avis de document très en retard est envoyé à l’usager lui signifiant que le document est considéré comme perdu et que s’il n’est pas retourné, des frais seront imputés à son dossier. 
Courriel suggéré
Français Anglais
Sujet : BUQ - Dernier avis de retard
Bonjour,
Votre dossier indique qu’un ou des documents empruntés sont en retard depuis plus de 40 jours. Nous vous avons transmis trois communications à ce sujet depuis la date d’échéance des documents. Conséquemment, ces documents sont maintenant
considérés comme étant perdus. Une facture sera ajoutée à votre dossier. Celle-ci inclut le coût du document, les frais de retard reliés à ce document ainsi que des frais administratifs de 30$.
Si vous rapportez ces documents, seuls les frais de retard seront exigés.
Subject: BUQ – Overdue Notice – Last Reminder
Hello,
Your library account indicates that one or several items you borrowed are more than 40 days overdue. This is the fourth overdue notice since the items were due. We therefore consider the items lost. You account will be billed for overdue fees, replacement costs and a $30 administrative fee for each item.
If you return the item(s), we will charge you for the overdue fines only.

Ces frais sont : coût de remplacement, frais d’administration de 30$ et frais de retard. 

À l’intention des employés : le document apparaîtra sur une liste de documents très en retard à facturer et un employé devra assigner le coût réel à l’exemplaire dans WMS.

  1. Entre la 40e et la 47e journée, si le document n’est toujours pas retourné :
    a. Dans les détails de l’exemplaire dans WMS Circulation, s'assurer que les coûts de remplacement sont ceux qui sont souhaités. Changer si nécessaire.
    b. Modifier l’état du document par « Déclaré perdu ». L’exemplaire n’apparaîtra plus dans la liste de prêts et on verra un document déclaré perdu dans le dossier de l’usager.
    c. WMS supprime automatiquement les frais de retard lorsqu’on déclare un document perdu. Il faudra donc créer manuellement une nouvelle facture pour mettre les frais de retard sur le document (peu importe le montant des frais).
    d. À la facture « Item perdu – coût », ajouter la note suivante : Déclaré perdu par le personnel. Pour ajouter une note, cliquer sur “Modifier” et inscrire la note dans le champ de note.
    e. Il n’est plus recommandé d’envoyer une facture manuellement, mais cette étape dépendra des processus de facturation locaux.            
  2. Si l’état du document n’est pas déclaré perdu avant la 48e journée, les frais sont imputés automatiquement au dossier, mais l’exemplaire continue d’apparaître dans la liste de prêts. Il est recommandé de déclarer le document perdu dans le plus bref délai après cette étape.

Si le document est retourné, le coût de remplacement et les frais d’administration seront automatiquement annulés. Seuls les frais de retard seront à payer.
Lorsqu’un document devient « très en retard », il n’apparaît plus dans la liste des prêts de l’usager dans Sofia, mais apparaît sous « Frais/amendes ».


Document déclaré perdu par l’usager

Dans ces cas-ci, le document risque de ne pas être en retard. Donc, la politique de document très en retard ne s’appliquera pas.

  1.  Un employé devra assigner le coût réel à l’exemplaire dans WMS.
  2.  Il faudra modifier l’état du document par « Déclaré perdu ». En faisant cette opération, le coût de remplacement et les frais d’administration seront automatiquement imputés au dossier. De plus, l’exemplaire n’apparaîtra plus dans la liste de prêts et on verra un document déclaré perdu dans le dossier de l’usager.
    1. S’il y a des frais de retard, il faudra créer une facture pour les ajouter.
    2. À la facture « Item perdu – coût », ajouter la note suivante : Déclaré perdu par l’usager. Pour ajouter une note, cliquer sur “Modifier” et inscrire la note dans le champ de note.
    3. La facture devra inclure :
      1. Le coût de remplacement
      2. Les frais d’administration de 30$
      3. Les frais de retard s’il y en a

Si le document est retourné, le coût de remplacement et les frais d’administration seront automatiquement annulés.
Certaines institutions permettent à l’usager d’acheter nouvel exemplaire pour remplacer celle qui est perdue. L’utilisation de ce processus pourra se faire localement pour les exemplaires appartenant à l’institution seulement.

 

Dernière mise à jour : 25-02-2025

Paiement en ligne

Calendrier des fêtes

Blocage de dossier interinstitutionnel

Demande de blocage manuel d'un dossier d'usager

 

Contexte

Si une bibliothèque hôte ne peut obtenir le respect de ses politiques ou de ses procédures par un usager d’un autre établissement universitaire, elle communiquera avec la bibliothèque d’attache de l’usager pour lui demander de prendre le relais en utilisant le blocage manuel.  L’institution d’attache de l’usager pourra bloquer un dossier d’usager ou  supprimer un blocage lorsque le dossier de l’usager sera régularisé.  Le blocage manuel suspend les privilèges d’emprunt de l’usager. i.e l’empêche d’emprunter et de réserver des documents. 

 

Procédure pour le blocage manuel d’un dossier d’usager 

La bibliothèque envoie un courriel à l’adresse générique de l’institution d’attache de l’usager à bloquer.  Inscrire les raisons du blocage dans les courriels. 

1. Bloquer un usager manuellement (bibliothèque d’attache de l’usager)

Dans le module Administration de WorldShare, cherchez l'usager que vous voulez bloquer. Cliquez sur le nom de l'usager pour ouvrir son dossier.

OU

À partir du module Circulation , cherchez l'usager que vous voulez bloquer.  
Cliquez sur le nom de l'usager, puis sélectionnez l'onglet Profil. 

Points de cueillette – Bottin d’adresses (postale, courriel, sigle)

Adresses d'expédition et courriels des BUQ pour le prêt réseau

Nom de l'établissement Points de cueillette Adresse d'expédition du point de cueillette pour le prêt réseau Adresse courriel - circulation
Bishop's University Bishop’s Library Learning Commons

Bishop's Library Learning Commons

Bishop's University

2600 College Street

Sherbrooke, QC

J1M 1Z7

circ4@ubishops.ca
Concordia University

Webster Library

Vanier Library

Concordia University Webster Library

Attention: LB 231

1455 De Maisonneuve Boul. W

Montréal (Québec) H3G 1M8

Canada

lib-circulation@concordia.ca
ENAP

Campus Montréal

Envoi à domicile - Indiquez votre adresse ci-dessous

 

 

 

 

Campus de Québec

École nationale d'administration publique

Service de la bibliothèque

4750, avenue Henri-Julien, 3e étage

Montréal, Quebec H2T 3E5

Canada

 

École nationale d'administration publique

Service de la bibliothèque

555, boul. Charest Est

Québec (Québec) G1K 9E5

CANADA

 

pret.biblio@enap.ca
ÉTS Bibliothèque de l'ÉTS

ÉTS - Service de la bibliothèque

1100, rue Notre-Dame Ouest

Montréal (Québec) H3C1K3

bibpret@etsmtl.ca
HEC Montréal

Bibliothèque (édifice Côte-Sainte-Catherine) - Comptoir de prêt

Bibliothèque Francine-Roy - Comptoir de prêt

HEC Montréal

Bibliothèque

Attention: Comptoir de prêt

3000 chemin de la Côte-Sainte-Catherine

Montréal (Québec)

H3T 2A7

biblio.pret@hec.ca
INRS

Montréal

 

 

 

 

Laval

 

 

 

 

Québec

Bibliothèque SDIS

Institut national de la recherche scientifique

385, rue Sherbrooke Est

Montréal (Québec) H2X 1E3

 

Bibliothèque SDIS

Institut national de la recherche scientifique

531, boulevard des Prairies

Laval (Québec) H7V 1B7

 

Bibliothèque SDIS

Institut national de la recherche scientifique

490, de la Couronne

Québec (Québec) G1K 9A9

sdis@inrs.ca
McGill University

Birks Reading Room - Circulation Desk

Educ Curriculum Recourses Ctr - Circulation Desk

Faculty Office Delivery - My Office

Humanities and Social Sciences

Islamic Studies - Circulation Desk

Macdonald Campus - Circulation Desk

Marvin Duchow Music - Circulation Desk

Nahum Gelber Law - Circulation Desk

Osler - Circulation Desk

Schulich Phys, Life Scie & Eng - Circulation Desk

Lending & Access Services

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Université du Québec à Trois-Rivières

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555, boulevard de l'Université

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Tableau des stocks de pochettes

Stocks minimaux à conserver par BUQ, par format
  # 1 (11 X 9)  # 2 (11 X 13)  # 3 (15 X 13)  # 4 (13 X 18)  # 5 (17 X 19) 
En stock (12.07.2023) 940 2286  1568  286 385

UdeM 

5 200 95 40 100

ULaval 

25 100 95 22 60

UQAM 

25 200 95 22 60

Sherbrooke 

25 200 95 5 5

McGill 

25 50 45 22 60

Concordia 

25 100 95 2 2

UQTR 

10 100 95 5 5

UQAT 

25 50 45 5 5

UQO 

25 50 45 2 2

HEC 

10 50 45 2 2

UQAR 

25 50 45 2 2

UQAC 

25 50 45 2 2

Bishop’s 

10 50 45 2 2

ÉTS 

10 20 10 2 2

TELUQ 

10 20 10 2 2

INRS 

10 20 10 2 2

ÉNAP 

10 20 10 2 2

Polytechnique 

5 20 10 2 2

TOTAL des stocks minimaux dans les BUQ (en continu) 

305 1350 935 143 317